Faciliter la mise en oeuvre des évaluations des connaissances par la communication

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communicationNous sommes de retour avec un nouveau billet, le troisième sur la liste des bonnes pratiques que nous avons commencée à vous livrer au sujet des évaluations des connaissances.

Après avoir longuement réfléchi et travaillé sur l’identification des objectifs de l’évaluation pour choisir le protocole d’évaluation des connaissances le plus adapté, nous allons désormais nous atteler à la communication qui est, lorsqu’elle est bien préparée et menée avec sérieux, un extraordinaire levier d’efficacité pour votre projet d’évaluation.

J’ai souvent entendu dire par certains de mes clients que les collaborateurs avaient tendance à se montrer assez hostiles dès lors qu’on leur expliquait que l’on allait “évaluer leurs connaissances”. Ce qui est sûr, c’est que dit comme ça, on ne s’assure pas un taux d’engagement très élevé de la part des participants.

Lorsque mon interlocuteur me faisait part de cette difficulté, ma première réaction était de le questionner sur l’objectif de cette évaluation afin qu’il m’explique dans quel cadre s’inscrivait son projet. Là aussi, en fonction de l’objectif, la communication devra nécessairement être adaptée.

On ne va pas sortir l’artillerie lourde à chaque questionnaire mis en place, mais cela vaut la peine de prévoir des processus de communication plus au moins élaborés en fonction des enjeux. On pourra par exemple envoyer un simple courrier électronique dans le cadre d’un projet peu stratégique et pourquoi pas profiter d’un événement d’entreprise ou d’une réunion d’information pour les projets plus importants.

L’un des principes qui, selon moi, doit être nécessairement respecté est l’information du participant avant et après son évaluation.

L’intérêt de la communication post-évaluation est de garantir la participation des répondants mais aussi l’objectivité de leurs réponses, pour cela il est impératif de :

  • rappeler les objectifs (test de positionnement, validation des acquis de la formation, renforcement…) ;
  • préciser les modalités (type de questions, format en ligne ou papier…) ;
  • informer du temps requis pour compléter le questionnaire (afin qu’ils puissent s’organiser s’ils doivent le faire sur leur poste de travail) ;
  • communiquer sur l’utilisation qui sera faite des résultats ;
  • remercier les répondants.

Enfin, après l’évaluation, il sera essentiel de renforcer la confiance des participants vis-à-vis de vos actions et de vous appuyer sur ce qui a été réalisé pour vous assurer une implication quasiment certaine pour les projets futurs. Pour cela, il me semble nécessaire de :

  • remercier à nouveau les répondants pour leur participation ;
  • communiquer les résultats obtenus à la fin du projet ;
  • faire un retour sur les actions qui ont été menées grâce à l’évaluation (optimisation des coûts de formation grâce à une juste sélection des participants, par exemple).

J’espère que ce nouvel article vous aidera à bâtir des processus de communication efficaces pour vos évaluations des connaissances à venir. Sachez que notre équipe de consultants peut également vous accompagner à la préparation de vos plans de communication alors n’hésitez pas à nous solliciter, nous serons ravis de vous faire partager notre expérience.

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