Logiciel dédié à l’évaluation des formations ou module intégré ?

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En plus de leur logiciel dédié à l’évaluation des formations, Formaeva, nos clients disposent très souvent d’un LMS, d’un outil de gestion de la formation, d’un logiciel de questionnaires Clé adaptée et dédiée à un type de boulonou parfois même des trois ! Pourtant, chacun permet, d’une manière ou d’une autre, de faire des évaluations de formation… Pourquoi alors s’équiper d’un logiciel supplémentaire ? Quels avantages peut-il y avoir à ajouter un nouvel outil à un écosystème SIRH déjà bien fourni ? Nous avons essayé, dans ce qui suit, de lister les arguments que nous entendons régulièrement, provenant directement de nos clients.

Utiliser plusieurs protocoles d’évaluation en fonction de la formation

Effectivement, toutes les formations ne doivent pas nécessairement être évaluées de la même manière. Une évaluation du transfert des acquis n’est sans doute pas nécessaire pour une formation à la sécurité incendie… Par contre, une formation en management peut nécessiter une collecte des attentes en amont, avec le manager de la personne formée, une évaluation de satisfaction, la rédaction d’engagements, une évaluation de l’atteinte des objectifs et de la tenue des engagements, peut-être en deux temps.

La plupart des modules d’évaluation des outils de gestion de formation ne sont pas suffisamment flexibles à cet égard. D’où l’utilisation d’un logiciel dédié comme Formaeva.

Varier les supports et les moments d’évaluation

Les invitations à évaluer une formation passent généralement par courrier électronique et les réponses se font à partir d’un poste fixe. Cette méthode a pourtant ses limites puisque certains participants n’ont pas d’accès web à leur poste de travail. Il faut être capable de fournir d’autres supports, ce que ne permettent pas toujours les modules d’outils intégrés.

Chez certains clients, un code QR généré par le logiciel dédié Formaeva est affiché par le formateur en fin de formation afin que les participants puissent le « flasher » avec leur smartphone. Ils y répondent ensuite via une interface adaptée. D’autres répondent via l’intranet de l’entreprise où Formaeva est intégré, sans besoin de connexion externe.

Centraliser les évaluations de formations multi-modales

Les parcours multi-modaux se développent : une formation est souvent aujourd’hui une combinaison de plusieurs moments d’apprentissage, réalisés dans des environnements divers. L’obtention d’une vision synthétique des apprentissages réalisés tout au long du parcours relève parfois de la gageure… En effet, le LMS réalisera l’évaluation de « sa » partie distancielle, l’organisme de formation fera l’évaluation de « sa » partie présentielle, etc.

Le logiciel Formaeva permet de centraliser le système d’évaluation et de réaliser une analyse des apports de chacune des modalités. Ou d’avoir une vision synthétique du parcours. Sortir l’évaluation des outils de gestion permet d’en homogénéiser les résultats.

Réaliser une évaluation complète : qualité, apprentissage, efficacité

Évaluer sur l’ensemble des niveaux de Kirkpatrick n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Souvent, les outils de gestion se concentrent sur un ou deux niveaux : leMèches de tournevis dédiéess LMS, par exemple, sont très orientés « apprentissage » (niveau 2) ; les outils de gestion de la formation travaillent surtout sur la satisfaction des participants ; les outils de « talent management » se focalisent généralement sur les compétences et sont plus proches du niveau 3. Quant au niveau 4, aucun outil ne l’aborde véritablement.

Un logiciel dédié comme Formaeva permet, de son côté, d’automatiser les évaluations sur tous les niveaux de Kirkpatrick et, surtout, d’en extraire des résultats consolidés.

Éditer des rapports synthétiques

Les LMS et TMS se concentrent (avec talent, pour la plupart !) sur la gestion des formations ainsi que, pour certains, sur la création de parcours pédagogiques. Leur objectif est souvent de faciliter l’administration de la formation, quelle qu’en soit la modalité. L’évaluation n’est souvent qu’un module périphérique. De ce fait, les rapports disponibles sont assez succincts.

A contrario, le reporting est pratiquement la raison d’être du logiciel dédié Formaeva… Nous mettons à disposition de nos clients divers rapports permettant de suivre la qualité, l’efficacité, les taux de retours, de comparer les sessions entre elles, les formateurs entre eux, d’alerter sur les dysfonctionnements, etc. Il s’agit de business intelligence appliquée à la formation (d’où notre baseline : Learning Intelligence !)

Évaluer un processus de formation et non pas un événement

La formation est encore souvent considérée comme un événement d’apprentissage et non comme un processus long. Ainsi, l’évaluation proposée se concentre sur ce moment et, donc, la satisfaction qui en résulte. Or, ce moment d’apprentissage est souvent préparé très en amont, par un diagnostic des besoins, par exemple. Et il est également consolidé suite à la formation, par un ancrage mémoriel ou une aide au transfert, par exemple.

Le logiciel Formaeva permet de placer des sondes sur l’ensemble des étapes de la formation, sans se limiter aux traditionnels « à chaud » et « à froid ». Le diagnostic amont, la collecte des attentes, la mesure du gain d’apprentissage, l’entretien post-formation, la mise en commun des bonnes pratiques, Formaeva couvre la chronologie d’apprentissage.

S’intégrer à l’existant

Bien entendu, tout cela ne servirait à rien si le logiciel Formaeva n’était pas facilement intégrable aux SIRH des entreprises… Heureusement, nous avons rendu la chose aisée pour les DSI, grâce à une API riche et simple. Que cela soit pour intégrer les données des formations afin de lancer les évaluations ou de retourner à l’intranet RH du client les chiffres et rapports d’évaluation, le logiciel Formaeva est ouvert.

 

En synthèse, je dirais que l’évaluation de la formation est un métier en soi 😉

Et vous, quels avantages voyez-vous à l’utilisation d’un système d’évaluation en dehors de votre système d’informations ? Est-ce que vous y voyez d’autres bénéfices ?

 

 

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